旅館に外部コンパニオンを呼べる？予約前に確認したい7つのこと

旅館に外部コンパニオンを呼べる？予約前に確認したい7つのこと

「石和温泉の旅館を予約したけれど、外部のコンパニオンを呼んでもいい？」

「コンパニオン会社はこちらで手配したい」

「旅館にも別料金を払う必要がある？」

温泉旅館やホテルで宴会コンパニオンを利用するとき、最初に確認したいのが施設側の外部手配ルールです。

宴会場がある旅館でも、外部のコンパニオン会社を自由に手配できるとは限りません。

施設によって、事前申請が必要な場合、利用できる会場に条件がある場合、施設側で別途費用が発生する場合などがあります。

この記事では、旅館やホテルへ外部コンパニオンを手配するときに、幹事が事前に確認しておきたい項目を整理します。

最初に確認するのは「外部コンパニオンを利用できるか」

まず旅館へ確認したいのは、外部のコンパニオン会社を利用できるかどうかです。

ここでいう「外部」とは、宿泊施設が紹介・手配するコンパニオンではなく、利用者自身が別の会社へ依頼して手配するケースです。

旅館の公式サイトに「コンパニオン宴会プラン」が掲載されていても、外部事業者の持ち込みまで認めているとは限りません。

そのため、

宴会で外部のコンパニオン会社を利用したいのですが、手配しても問題ありませんか？

と直接確認するのが確実です。

旅館へ確認したい7つの項目

外部コンパニオンを利用できる場合は、次の7項目まで確認しておくと当日の行き違いを減らせます。

1. 外部コンパニオンの受け入れが可能か
2. コンパニオンを含めた利用人数
3. 利用できる会場・部屋
4. 利用できる時間
5. 事前申請や連絡期限
6. 施設側で発生する追加費用と支払先
7. 当日の入館方法・連絡先

1．外部コンパニオンの受け入れ可否

最も重要なのが、外部手配そのものが可能かどうかです。

「コンパニオン利用可能」という案内だけでは、施設側が手配するコンパニオンのみを指している可能性もあります。

予約時には、

「こちらで外部のコンパニオン会社を手配したい」

と伝えて確認しましょう。

2．参加者だけでなくコンパニオンを含めた人数を伝える

宴会場の人数を伝えるときは、参加者だけではなく、コンパニオンを含めた人数も共有しておきます。

例えば、

参加者10名＋コンパニオン3名であれば、宴会場には合計13名が入ることになります。

料理を注文する人数と、実際に会場へ入る人数が異なる可能性があるため、両方を伝えておくと分かりやすくなります。

3．どの宴会場・部屋なら利用できるか

外部コンパニオンを利用できる施設でも、すべての場所で利用できるとは限りません。

例えば、

• 宴会場のみ可能
• 宿泊客室では不可
• 個室宴会場のみ可能
• 施設内の二次会場なら可能

など、施設側のルールが設定されていることがあります。

予約した部屋で利用できるかまで確認しておきましょう。

4．利用できる時間を確認する

宴会の開始・終了時間と、コンパニオンを利用する時間も施設へ伝えておきます。

例えば、

「宴会は18時30分から20時30分で、その2時間コンパニオンを利用予定です」

というように伝えると分かりやすくなります。

宴会場そのものの利用終了時刻が決まっている場合もあるため、コンパニオンの利用時間だけでなく、会場の利用時間も確認してください。

5．事前申請や連絡期限がないか

外部スタッフが施設へ入る場合、事前に会社名や人数などの連絡を求められることがあります。

そこで確認したいのが、

• 事前申請が必要か
• いつまでに連絡する必要があるか
• コンパニオン会社名を伝える必要があるか
• 当日に追加で手続きが必要か

です。

「当日伝えれば大丈夫だろう」と判断せず、予約時に確認しておくとスムーズです。

6．施設側の追加費用と支払先を確認する

外部コンパニオンを利用する場合、旅館やホテル側で別途費用が発生する可能性があります。

そのため、

• 外部手配による追加料金があるか
• 施設利用料などが発生するか
• 誰に支払う費用なのか
• いつ支払うのか

を確認してください。

みんとへ支払うコンパニオン料金と、施設側で発生する費用は別に考える必要があります。

みんとの料金については、料金ページで確認できます。

▶ コンパニオンの料金プランを見る

7．当日の入館方法と連絡先を確認する

最後に確認しておきたいのが、当日の動きです。

コンパニオンが施設へ到着したとき、

• 正面玄関から入るのか
• フロントへ声をかけるのか
• 宴会場へ直接向かえるのか
• スタッフ用入口など別の場所を利用するのか
• 当日の施設担当者は誰か

を共有できていると、開始直前の連絡を減らせます。

施設から指定された入館方法や連絡事項がある場合は、コンパニオン会社へも伝えておきましょう。

そのまま使える｜旅館への確認文

旅館へ何を聞けばよいか分からない場合は、次の文章をコピーして必要な部分を変更して使えます。

【日付】【人数】などの部分を自分の宴会条件に合わせて変更してください。

電話なら、この5点を聞けば確認しやすい

メールではなく電話で確認する場合は、最低限次の内容を聞けば整理しやすくなります。

• 外部の宴会コンパニオンを呼んでもよいですか？
• 事前の申請は必要ですか？
• 利用できる宴会場に条件はありますか？
• 施設側で追加料金はかかりますか？
• 当日はどこへ連絡・入館すればよいですか？

回答をメモしておき、みんとへ相談するときにも共有してください。

旅館側の確認とコンパニオンの予約は並行して進める

「旅館の確認が全部終わってからコンパニオンへ問い合わせよう」とすると、希望日の確認が遅くなることがあります。

日程・会場・おおよその参加人数が決まっているなら、旅館への確認と並行してコンパニオン会社へ相談する方法もあります。

例えば、

11月に石和温泉の旅館で20名ほどの宴会を予定しています。
外部コンパニオンの利用可否は旅館へ確認中ですが、3～4名程度を検討しています。

という段階からでも相談できます。

予約前チェックリスト

最後に、旅館へ確認できているかチェックしてみてください。

• □ 外部コンパニオンを利用できる
• □ 参加者とコンパニオンの人数を伝えた
• □ 利用する宴会場を確認した
• □ 宴会・コンパニオンの利用時間を伝えた
• □ 必要な事前申請と連絡期限を確認した
• □ 施設側の追加費用と支払先を確認した
• □ 当日の入館方法・連絡先を確認した

一つでも分からない項目があれば、宴会当日までに施設へ確認しておきましょう。

「コンパニオン宴会ができる旅館」でも外部手配は別確認

旅館のサイトにコンパニオン付き宴会や宴会プランが掲載されていても、それだけで外部のコンパニオン会社を自由に利用できるとは限りません。

確認するべきなのは、

「この旅館でコンパニオンを利用できるか」ではなく、「自分たちで手配する外部コンパニオンを利用できるか」

です。

ここを先に確認しておけば、会場を予約した後になって手配方法を変更するリスクを減らせます。

施設とコンパニオン会社の両方へ条件を共有する

外部コンパニオンの手配では、旅館とコンパニオン会社のどちらか一方だけに情報を伝えればよいわけではありません。

旅館から案内された入館方法や追加条件はコンパニオン会社へ。

コンパニオンの人数や利用時間は旅館へ。

双方へ必要な情報を共有することで、当日の動きを合わせやすくなります。