山梨の社員旅行でコンパニオンを呼ぶには？宴会の人数・進行・予算を解説
山梨の社員旅行でコンパニオンを呼ぶには？宴会の人数・進行・予算を解説
「山梨へ社員旅行に行くので、夜の宴会をもう少し盛り上げたい」
「石和温泉の旅館で宴会をするけれど、コンパニオンは何人くらい呼べばいい？」
「年齢も部署も違う社員が集まるので、全員が楽しめる宴会にしたい」
社員旅行の幹事になると、宿泊先や移動だけでなく、宴会の会場、料理、参加人数、予算、当日の進行まで考える必要があります。
特に社員旅行では、普段あまり話さない部署同士が同じ席になったり、参加者の年代が幅広かったりすることもあります。
そんな宴会でコンパニオンを利用する場合は、単純に人数を増やすのではなく、「どんな社員旅行の宴会にしたいのか」を先に整理しておくことが大切です。
この記事では、山梨・石和温泉周辺で社員旅行の宴会にコンパニオンを検討している幹事様に向けて、人数、進行、予算、会場確認など、手配前に整理しておきたいポイントを解説します。
社員旅行の宴会は「全員が同じテンション」とは限らない
社員旅行の宴会には、友人同士の飲み会とは少し違う難しさがあります。
- 部署が違い、普段あまり話さない人がいる
- 若手社員とベテラン社員で年代が離れている
- お酒を飲む人と飲まない人がいる
- にぎやかな宴会が好きな人と、落ち着いて話したい人がいる
- 役員や取引先が参加する場合がある
参加者によって、宴会での過ごし方や楽しみ方は違います。
そのため、幹事が「とにかく全員を盛り上げなければ」と一人で頑張るより、それぞれが参加しやすい空気を作ることが大切です。
宴会コンパニオンは、会話、お酌や乾杯のサポート、ドリンクづくり、場の雰囲気づくりなどを行います。
普段あまり話さない人同士に会話のきっかけが生まれたり、テーブルごとの雰囲気を見ながら接客したりすることも、社員旅行の宴会では役割のひとつになります。
社員旅行では「何をしてほしいか」を先に考える
コンパニオンの人数を決める前に、まず考えておきたいのが宴会の目的です。
例えば、
- 社員同士の交流を増やしたい
- 普段話さない部署同士でも会話しやすくしたい
- 幹事が進行している間、各テーブルの接客をサポートしてほしい
- カラオケなども含めてにぎやかな宴会にしたい
- 役員や取引先もいるので、落ち着いた雰囲気にしたい
といった目的があります。
「社員旅行だからコンパニオンを呼ぶ」と考えるのではなく、宴会の中でどんな役割をお願いしたいのかを整理しておくと、人数や利用時間も決めやすくなります。
宴会の流れを先に決めておくと、幹事も動きやすい
会社の宴会では、最初から最後まで自由歓談ではなく、ある程度の進行を決めていることがあります。
例えば、
- 開会の挨拶
- 乾杯
- 食事・歓談
- 余興やカラオケ
- 締めの挨拶
といった流れです。
コンパニオンを利用する場合も、
- いつから接客に入ってほしいか
- 歓談を中心にしたいか
- カラオケや余興を予定しているか
- 締めの時間は何時頃か
などを事前に伝えておくと、当日の流れを共有しやすくなります。
幹事は進行や時間管理、施設との連絡なども担当します。
接客や各テーブルへの気配りまで一人で担おうとせず、それぞれの役割を分けて考えることで、幹事自身も宴会全体を見やすくなります。
社員旅行ではコンパニオンを何人くらい呼べばいい？
初めて社員旅行でコンパニオンを手配すると、特に迷いやすいのが人数です。
ただし、コンパニオンの人数は参加者数だけで決まるものではありません。
- テーブルの数
- 会場の広さ
- 宴会の目的
- 参加者の年代
- どの程度会話やドリンクのサポートを希望するか
などによって、人数の考え方は変わります。
同じ20名でも、全員が一つの席を囲む場合と、複数のテーブルへ分かれる場合では、コンパニオンに必要な動きも異なります。
人数が分からない場合は、参加人数、会場の形式、希望する宴会の雰囲気を伝えたうえで相談するとスムーズです。
社員旅行の予算は、宴会全体で整理する
社員旅行では、コンパニオン料金だけでなく、旅行全体でさまざまな費用が発生します。
- 宿泊費
- 交通費
- 宴会料理・飲み物
- 宴会場や設備の費用
- コンパニオンの利用料金
会社行事では、幹事が社内へ費用を説明したり、事前に稟議や承認を取ったりする場合もあります。
そのため、コンパニオンについても、「何名で利用するのか」「何時間利用するのか」「料金はいくらになるのか」を事前に整理しておくと説明しやすくなります。
参加人数がまだ確定していない場合は、おおよその人数で料金感を確認し、最終人数が決まった段階で改めて条件を確認すると進めやすくなります。
会社行事だからこそ、利用ルールも確認しておく
社員旅行は会社の行事です。
参加者の中には、宴会コンパニオンを初めて利用する人もいれば、こうした宴会に積極的ではない人もいるかもしれません。
全員が参加しやすい宴会にするためにも、どのようなサービスなのか、どこまでがサービスの範囲なのかを幹事自身が確認しておくことが大切です。
みんとでは、コンパニオンが提供するサービスの範囲や禁止事項を案内しています。
旅館・ホテルに外部コンパニオンを呼べるか確認する
石和温泉などの旅館・ホテルで社員旅行を予定している場合は、会場側の確認も必要です。
宴会場がある施設でも、外部のコンパニオン会社を利用できるかどうかは施設ごとに異なります。
宿泊先を予約するときに、
「宴会で外部のコンパニオンを利用する予定です」
と伝え、事前の申請や施設側のルールがないか確認しておきましょう。
社員旅行では、宿泊人数と宴会参加人数が異なる場合もあります。
会場側へ伝える宿泊人数と、コンパニオン会社へ伝える宴会参加人数を混同しないように整理しておくとスムーズです。
参加人数が確定する前から相談できる
社員旅行では、最初に参加予定者を集めてから最終人数を決めることもあります。
そのため、コンパニオンを検討する段階で人数が確定していなくても問題ありません。
例えば、
参加者は20〜25名くらいになりそうです。
まだ出欠確認中ですが、11月に石和温泉へ行く予定です。
という段階でも相談を始められます。
日程やおおよその規模が見えた時点で相談し、最終人数が確定したら改めて条件を確認すると準備を進めやすくなります。
社員旅行の宴会について相談するときに伝えたいこと
問い合わせ時には、次の内容が分かっているとスムーズです。
- 利用予定日
- 宴会の開始時間
- 宿泊先・宴会会場
- 宴会への参加予定人数
- 希望するコンパニオン人数
- 利用したい時間
- 宴会の目的
- 希望する雰囲気
- おおよその予算
すべて決まっている必要はありません。
未定の部分は未定のまま、分かっている内容から相談できます。
問い合わせは短い文章でも大丈夫
初めてコンパニオンを手配する場合、問い合わせで何を書けばよいか迷うことがあります。
例えば、次のような内容で十分です。
11月に石和温泉で社員旅行を予定しています。
宴会は20名前後の予定で、コンパニオンの人数はまだ決めていません。
人数と料金について相談したいです。
会場や開始時間まで決まっている場合は、その情報も加えると確認がスムーズです。
さらに、
「年齢層が広いので、落ち着きすぎず全員が話しやすい雰囲気にしたい」
「カラオケも予定しているので、にぎやかな宴会にしたい」
など、宴会のイメージを一言添えると希望を伝えやすくなります。
社員旅行の宴会前チェックリスト
予約前から当日までに、次の項目を確認しておくと進行しやすくなります。
- 宴会の日付・開始時間
- 宿泊先・宴会会場
- 宴会への最終参加人数
- コンパニオン人数
- 利用時間
- 料金
- 会場側の外部手配ルール
- 宴会のおおまかな進行
- 当日の連絡方法
社員旅行では、幹事が宴会以外の予定も管理していることが多いため、当日になって確認事項を増やさないことも大切です。
社員旅行は「盛り上げること」だけが目的ではない
社員旅行の宴会というと、「盛り上げなければ」と考えてしまいがちです。
しかし、参加者全員が同じ楽しみ方をする必要はありません。
普段話さない人と話せた。
部署を越えて交流できた。
仕事とは違う雰囲気で食事を楽しめた。
幹事自身も宴会に参加できた。
こうした時間を作ることも、社員旅行の宴会の目的です。
コンパニオンを利用する場合も、「とにかく派手にする」のではなく、参加する社員や会社の雰囲気に合った宴会を考えることが大切です。
日程、宿泊先、おおよその人数、どんな宴会にしたいか。
まずは分かっているところから整理し、必要な人数や料金を相談していきましょう。
